La transformación digital de las empresas lleva consigo la simplificación de procesos y la unificación o estandarización de plataformas dentro de los diferentes sistemas de gestión. Igualmente, implica la restructuración de estrategias y procesos, desde amplios temas como la gestión de recursos humanos hasta muy específicos como los archivos en la nube.

Muy atrás quedaron esos tiempos de engorrosos libros, formatos, archivadores y hojas de cálculo para tener el control sobre la nómina, los horarios, las vacaciones, la contratación de personas, etc. Es más, en muchas empresas los departamentos de recursos humanos han sido reducidos a dependencias un poco más simples que gestionan procesos controlados por software especializado o incluso procesos enteramente tercerizados.

Esta transformación es visible en reducción de costos y optimización de procesos, y uno muy relevante es la nómina electrónica. Este tema no solo está teniendo un impacto positivo en la empresa por los beneficios que brinda como la facilidad de operación, la reducción de errores y la trazabilidad, sino que cada vez más países han comenzado a regular y a exigir el registro electrónico y automatizado de la nómina como mecanismo de control tributario.

De la sistematización a la automatización

No solo se trata de sistemas alojados en una infraestructura informática en alguna dependencia de la empresa. Más allá de esto, los sistemas nómina electrónica no necesitan un espacio físico en la empresa para brindar toda su funcionalidad. Lo único requerido actualmente es que la empresa tenga conexión a internet.

La simple sistematización fue reemplazada por la automatización, que amplia los beneficios asociados al manejo óptimo de una nómina electrónica. Al ser algo recurrente, los pagos, deducciones y cálculos son hechos ahora de forma automática, prácticamente eliminando errores.

Una gran utilidad para la empresa es que estos sistemas automatizados cumplen con las disposiciones legales del país en el que prestan servicio, dejando de lado la preocupación por errores u omisiones en los pagos, incluso en la liquidación de impuestos para presentar a las autoridades.

La seguridad es otro aspecto importante que se ve positivamente impactado, ya que la nómina electrónica con alojamiento en la nube hace que se puedan tener una copia de respaldo y que sea accesible la información por parte de la empresa en cualquier momento. Además, las empresas que prestan el servicio cuentan con protocolos de ciberseguridad para el manejo confidencial de los datos.

Tal vez una condición poco observada y que resulta de la buena aplicación de un sistema automatizado de nómina es la mejora en la toma de decisiones. Se puede tener información en tiempo real sobre el comportamiento laboral de una persona o estadísticas del manejo de la nómina de la empresa, lo cual se convierte en una herramienta para realizar ajustes por parte de la alta dirección.

Finalmente, los trabajadores se pueden sentir tranquilos de que serán remunerados de forma justa y a tiempo. La nómina electrónica les puede garantizar un control detallado de sus horas laboradas y de que su empresa se encuentra dentro de la normativa laboral.